Mail merge trong Word bằng phần mềm Tummo Utilities

Xuất bản ngày:

Nguyễn Văn Hiến


Nếu bạn đã từng thực hiện mail merge trong Word ắt hẵn bạn biết rằng, chức năng mail merge trong Word vẫn còn xảy ra khá nhiều lỗi với tiếng Việt. Làm sao để khắc phục triệt để vấn đề này? Mời bạn xem chi tiết bài viết sau.

Mail merge trong Word và những lợi ích của nó

Mail merge trong Word là chức năng có sự kết hợp giữa dữ liệu được lưu trữ trên Excel và biểu mẫu trên Word để tạo ra các văn bản có cùng công năng nhưng khác về dữ liệu. Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra hàng triệu thư mời khách hàng chỉ trong nháy mắt bằng cách sử dụng công cụ mail merge trong Word.

Có thể nói mail merge trong Word không chỉ là cách tuyệt vời để dân văn phòng tiết kiệm công sức khi in thư mời, gửi email tiếp thị...

Lịch sử của chức năng mail merge trong Word

Chức năng mail merge xuất hiện đầu tiên trong ứng dụng soạn thảo văn bản WordStar vào năm 1980. Ban đầu tiện ích mail merge được thực hiện qua một công cụ mở rộng trên WordStar.

Sự tiện lợi của chức năng mail merge đã không thể không lọt vào tầm ngấm cuả những kỹ sư phát triển phần mềm Microsoft Word. Chỉ một thời gian không lâu sau khi Word được chào bán, chức năng mail merge đã được tích hợp vào trong Word 3.0.

Mail merge trong Word và những vấn đề với tiếng Việt

Có thể là do Microsoft không bán được nhiều bản Office tại Việt Nam lắm nên họ không chú tâm chăm sóc kỹ thị trường Việt Nam? Cho nên, một số vấn đề xảy ra với tiếng Việt khi mail merge trong Word vẫn chưa được khắc phục.

Chẳng hạn như khi thực hiện mail merge trong Word chúng ta thường gặp những lỗi như: lỗi định dạng ngàymail merge bị lỗi font

Các lỗi này hoàn toàn có thể khắc phục nếu bạn có chút kiến thức về lập trình, có chút nghiên cứu về VB script. Nhưng với những người dùng phổ thông, dân văn phòng quá bận rộn thì việc trộn thư trong Word phải thực hiện một cách tự động là tốt nhất.

Công việc thì lu bù, chẳng lẽ mỗi lần thực hiện mail merge trong Word lại phải chỉnh code bằng tay. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, tôi đoan chắc bạn sẽ rất ức chế.

Nhưng có lẽ mọi sự khó chịu của bạn sẽ không còn nữa nếu sử dụng phần mềm mail merge trong Word.

Mail merge trong Word bằng phần mềm Tummo Utilities

Để mọi tác vụ văn phòng trong Word được đơn giản hóa, chúng tôi đã thiết kế add-in Tummo Utilities nhằm giúp bạn tối ưu hóa quá trình xử lý văn bản. Và một trong những chức năng của phần mềm là hỗ trợ mail merge trong Word.

Nếu bạn chưa biết về add-in trong Word thì chúng tôi tóm tắt thế này: Sau khi cài đặt thì Tummo Utilities sẽ hoạt động cùng với Word, nó sẽ hiển thị tại một tab riêng trong Word.

Tummo Utilities được thiết kế chỉ để giúp dân văn phòng xử lý những vấn đề khi thực hiện mail merge trong Word.

Chẳng hạn như:

- Lỗi font chữ: Khi áp dữ liệu từ nguồn Excel chúng ta thường hay bị lỗi font chữ tiếng Việt. Nhưng nếu dùng Tummo Utilities thì add-in này sẽ giúp bạn khắc phục hoàn toàn các lỗi này.

- Phân cách chữ số: Chúng ta đều biết rằng Excel hiển thị kiểu chữ số theo định dạng 755,123,114.11, trong khi đó người Việt hay dùng kiểu số như: phân cách hàng đơn vị bằng khoảng trắng (455 111 111), hoặc phân cách bằng dấu chấm (.): 452.122.111,12.

Trong trường hợp bạn cần sử dụng các kiểu phân cách đặc biệt như vậy thì chức năng mail merge cơ bản trong Word không thể nào đáp ứng được.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng add-ins Tummo Utilities thì tất cả các chức năng này đều hoàn toàn tự động và bạn không cần thực hiện bất kỳ thao tác phức tạp nào cả.

- Chuyển số thành chữ: Việc chuyển số thành chữ khi thực hiện mail merge trong Word cũng cam go không kém. Nhưng chỉ bằng cách sử dụng add-in Tummo Utilities bạn sẽ không cần phải thực hiện đoạn code nào.

- Chuyển đổi ngày tháng: Ví dụ bạn muốn chuyển đổi ngày tháng kiểu số sang định dạng text trong Tummo Utilities cũng rất đơn giản. Ví dụ: 22/05/2018 -> Ngày 22 tháng 05 năm 2018.

- Chèn hình ảnh khi mail merge: Nếu bận muốn chèn hình ảnh khi mail merge trong Word là một quá trình phải thực hiện rất nhiều thao tác phức tạp. Nhưng với ứng dụng Tummo Utilities, chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình này thành một công việc rất đơn giản.

- Mail merge trong Word và lưu mỗi thư thành một file riêng lẽ: Tummo Utilities còn trợ giúp trộn và lưu mỗi thư thành 1 file Word riêng lẽ, dùng trong trường hợp gửi email marketing.

Video hướng dẫn sử dụng Tummo Utilities

Để hiểu rõ quá trình làm việc của Tummo Utilities và hiểu cách chúng tôi muốn tối ưu hóa công việc văn phòng của bạn như thế nào, hãy xem các video mẫu của chúng tôi dưới đây.

Cách mail merge trong Word bằng Tummo Utilities

Cách trộn nhiều thư trên một trang giấy bằng Tummo Utilities

Download add-ins Tummo Utilities

Add-ins Tummo Utilities được cung cấp hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tải công cụ trợ giúp mail merge trong Word từ link sau:

Download Tummo Utilities

       

Phần mềm mới

Phần mềm kiểm tra lỗi chính tả tiếng Việt
Tummo Spell 2019 là Add-in kiểm tra lỗi chính tả miễn phí, thích hợp cho Word 2007 - 2019...